En algunas ocasiones mantenernos en contacto con otras personas de nuestro equipo de trabajo puede resultar un poco complicado, a pesar de que las nuevas tecnologías nos pueden ayudar un poco, la realidad es que muchas veces no aprovechamos al máximo los beneficios que nos brindan.

Uno de los problemas principales es que resulta tedioso tener que enviar archivos editados constantemente con nombres como “Final.doc”, “Final1.doc”, “AhorasiFinal.doc” que a la larga lo único que logran es confundirnos al no saber cuál es el archivo correcto.

Para trabajar mejor y ser más productivo, Microsoft ha integrado características que cubren la parte de colaboración en Office Online. Por lo tanto la compañía promete que el contenido en el que estemos trabajando estará en un mismo lugar y nadie tendrá que confundirse con los cambios que se realicen. A continuación te compartimos tres tips que te ayudarán a trabajar mejor en Office Online:

• Invitaciones:

En la esquina superior derecha de Word, Excel, PowerPoint y OneNote aparece un ícono con un signo de más, al dar clic podrás invitar colaboradores ya sea por su nombre o mail. Al invitarlos a editar tu documento también podrás asignar permisos, lo que te ayudará a tener un mayor control sobre tu trabajo.

• Intercambio de links:

Otra forma de comenzar a involucrar a tus colaboradores en el proyecto es enviar un enlace directo del documento, esta opción te será más útil si necesitas involucrar a un grupo de personas. Lo único que tienes que hacer es dar clic en Compartir > Copiar vínculo y ahí podrás elegir “copiar como sólo lectura” o “editar enlace”, asignando los permisos que desees.

• Administrar colaboradores:

Cuando ya hayas agregado a todos tus colaboradores a la derecha en el panel de aplicaciones, podrás estar al tanto sobre quien está editando el documento. Si aparece la leyenda “edición en tiempo real” a un lado del nombre de la persona podrás visualizar los cambios a medida que escribe.

En caso de querer declinar los permisos del colaborador solo tienes que dar clic en su nombre donde se desplegará la opción que te permitirá cambiarlos.

Esto es solo una probadita de lo mucho que puedes hacer con Office Online, mantener la productividad ya no tiene que ser complicado.

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